Privacyverklaring – Proof IT BV
Laatst bijgewerkt: 11 januari 2026
1. Wie zijn wij? (Verwerkingsverantwoordelijke)
Proof IT BV
Straatsburgdok‑Noordkaai 3
2030 Antwerpen, België
Ondernemingsnummer: BE 0794.381.005
E‑mail: privacy@proofit.be
Proof IT BV verwerkt persoonsgegevens volgens de AVG (GDPR) en Belgische wetgeving.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verzamelen en verwerken onder andere:
Contact- en communicatiegegevens
- Naam
- E‑mail
- Telefoonnummer
- Bedrijfsnaam
- Inhoud van berichten via contactformulier of e‑mail
Website- en gebruikersgegevens
- IP‑adres
- Browser, apparaat en sessie-informatie
- Bezochte pagina’s, klikgedrag
- Cookies en tracking (na toestemming)
Marketinggegevens
- Inschrijvingen via Mailchimp (naam & e‑mail)
Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens via de website.
3. Waarom verwerken wij deze gegevens? (Doeleinden + Rechtsgronden)
Contactaanvragen beantwoorden
Rechtsgrond: uitvoering van (pre)contractuele maatregelen.Onze diensten leveren en administratie uitvoeren
Rechtsgrond: uitvoering van overeenkomst en wettelijke verplichtingen (boekhouding).Website verbeteren, beveiligen en optimaliseren
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.Analyse van websitegebruik via Analytics
Rechtsgrond: toestemming via cookie‑banner.Marketing en nieuwsbrief via Mailchimp
Rechtsgrond: toestemming (opt‑in). Je kunt je altijd uitschrijven.Beveiliging tegen spam via Google reCAPTCHA
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang + noodzakelijke veiligheidsmaatregelen.
4. Cookies en tracking
Onze website gebruikt cookies voor:
- Functionele doeleinden
- Statistische analyse (Google Analytics)
- Veiligheid (Google reCAPTCHA)
- Marketing (Mailchimp form tracking*)
Bij het eerste bezoek kun je je voorkeuren instellen via onze cookie‑banner.
Je kunt cookies ook verwijderen via je browserinstellingen.
5. Met wie delen wij gegevens?
Wij delen gegevens alleen met betrouwbare partners die ze verwerken volgens de AVG:
- Hostingprovider / IT‑partners (website hosting & beveiliging)
- Google Analytics (statistische analyse)
- Google reCAPTCHA (spam- & botbeveiliging)
- Mailchimp (Intuit) voor nieuwsbrieven
- Professionele adviseurs (boekhouding)
- Autoriteiten wanneer wettelijk verplicht
Met alle verwerkers bestaat een verwerkersovereenkomst of is er een EU-adequaatheidsmechanisme (EU SCC’s) bij doorgifte buiten de EER.
6. Bewaartermijnen
- Contactformulieren / e‑mails: max. 12 maanden na afhandeling
- Klant- en factuurgegevens: tot 7 jaar (boekhoudplicht)
- Mailchimp marketinggegevens: tot uitschrijving
- Analytics‑gegevens: volgens instellingen van Google (standaard 14 maanden)
- Serverlogs: max. 12 maanden (veiligheid)
Gegevens worden nooit langer bewaard dan noodzakelijk.
7. Beveiliging
Wij nemen passende maatregelen zoals:
- SSL/HTTPS
- Firewalls & serverbeveiliging
- Regelmatige updates
- Toegangscontrole
- Minimaal toegangsprincipe
We streven naar een passend beveiligingsniveau rekening houdend met de gevoeligheid van de gegevens.
8. Jouw rechten volgens de AVG
Je hebt het recht om:
- Je gegevens in te zien
- Correcties aan te vragen
- Je gegevens te laten verwijderen
- Verwerking te beperken
- Bezwaar te maken tegen verwerking
- Je toestemming in te trekken
- Gegevensoverdraagbaarheid te verzoeken
Je kunt deze rechten uitoefenen via:
privacyy@proofit.be
Wij antwoorden binnen één maand.
Klacht?
Je kunt terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
9. Minderjarigen
Proof IT BV richt zich niet op personen jonger dan 16 jaar.
Indien gegevens onbedoeld werden verzameld, neem contact op zodat we ze kunnen verwijderen.
10. Externe links
Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor hun privacybeleid. Lees steeds de privacyverklaring van die websites.
11. Wijzigingen aan deze privacyverklaring
Wij kunnen deze verklaring bijwerken wanneer nodig. De meest recente versie staat altijd op onze website.
Contact
Proof IT BV
Straatsburgdok‑Noordkaai 3
2030 Antwerpen
privacy@proofit.be